Metodología 5s para lograr lugares de trabajo más seguros


Seguro que muchos conocéis la metodología 5S, pero ¿cuántos de vosotros la habéis empleado para mejorar los espacios de trabajo? Hoy vamos a dedicar el post a esta sencilla metodología pero muy eficaz para logar entornos de trabajo más seguros, ordenados, limpios, saludables, con mejor clima laboral, más motivados y también más eficientes, productivos y competitivos.

Esta metodología surgida en los años 80 se ha venido utilizando tradicionalmente en ámbitos ligados a la Gestión de la Calidad y surgió en Japón como alternativa para superar la crisis económica y social que castigaba al país desde finales de la Segunda guerra Mundial. Con posterioridad, su uso se ha generalizado en otros países con notable éxito y su nombre se corresponde con las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología:

 

5 S SEIRI ORGANIZACIÓN Identificar y separar materiales necesarios de los innecesarios desprendiéndose de éstos últimos.
S SEITON ORDEN Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que resulte fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
S SEISO LIMPIEZA Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado.
S SEIKETSU CONTROL VISUAL Distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.
S SHITSUKE DISCIPLINA Y HÁBITO Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

 

El objetivo de esta metodología no es sólo tener un lugar de trabajo limpio y ordenado, sino también un buen lugar de trabajo de forma rápida, fácil, económica (se requieren muy pocos recursos) y efectiva.

Su relación y aplicación a la PRL es indiscutible en mi opinión. Me atrevería a decir que en torno al 50% de la seguridad de una organización reside precisamente en el orden y la limpieza. Muchos de los accidentes que ocurren en las empresas, son producidos por caídas, golpes como consecuencia de la presencia de objetos fuera de sus lugares de almacenamiento, lugares de trabajo resbaladizos, etc.

 

La metodología 5S es una metodología universal y se puede aplicar por cualquier empresa y en cualquier sección o área de trabajo. En mi opinión, las 5S se perfilan como una buena herramienta para las PYMES ya que es una herramienta sencilla y de poco coste que pueden contribuir a aumentar de forma notable los niveles de seguridad. Ahora bien, para implantar esta metodología son necesarias dos cosas fundamentalmente:

  1. Voluntad, liderazgo y apoyo de la dirección de la empresa
  2. Participación de los mandos y de los trabajadores

Ahora vamos a ver brevemente qué y cómo hacer para implantar la metodología 5S.

 

    QUÉ HACER CÓMO HACER
SEIRI ORGANIZACIÓN Identificar y separar materiales necesarios de los innecesarios desprendiéndose de éstos últimos. Identificar los elementos y materiales necesarios y elimina de forma decisiva y definitiva aquellos que no lo sean aunque hayan estado siempre ahí.

Identificar y eliminar todos aquellos materiales o elementos que no puedan usarse por estar rotos, por su desgaste..

Clasificar los elementos útiles en función se frecuencia de uso y la cantidad que se usa (esto permitirá tener en el lugar de trabajo lo que realmente se necesita y almacenar los excesos).

 

    QUÉ HACER CÓMO HACER
SEITON ORDEN Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que resulte fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Aplicar la máxima de “Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”.

Establecer claramente (p.e. mediante identificativos..) dónde debe estar cada cosa para que todo trabajador sepa dónde encontrarla y dónde dejarla. Para ello se debe evaluar su funcionalidad, si es necesario utilizar con otro elemento (deberían estar juntos), su frecuencia de uso..

Elegir lugares de almacenamiento adecuados a sus características, ubicación en cercanía de los lugares de trabajo..

 

Continuación QUÉ HACER CÓMO HACER
SEITON ORDEN Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que resulte fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. En este apartado hay que considerar mucho la señalización de espacios, lugares de almacenamiento, vías de circulación, lugares de trabajo peligrosos, etc. El RD 485/97 establece los requisitos para la señalización de los lugares de trabajo.

 

    QUÉ HACER CÓMO HACER
SEISO LIMPIEZA Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado. Hacer limpieza de forma continuada, que se vea y que se sienta. Debe estar integrada en el qué hacer diario de la organización.

Establecer un procedimiento de limpieza que incluya un seguimiento y control periódico.

Determinar y mantener unos lugares donde encontrar todo lo necesario (útiles, productos, contenedores…) para realizar las operaciones de limpieza y si es necesario con indicaciones precisas de cómo hacerla no sólo correctamente sino en condiciones de seguridad.

 

    QUÉ HACER CÓMO HACER
SEIKETSU CONTROL VISUAL Distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos. Esta fase es una fase que ayuda a mantener las condiciones alcanzadas en las fases anteriores.

Elabora normas o instrucciones que incorporen ilustraciones o fotografías de cómo deben estar y cómo no deben estar los lugares de trabajo, de almacenamiento.. de forma que cualquier persona pueda identificar una situación incorrecta y actuar en consecuencia.

 

    QUÉ HACER CÓMO HACER
SHITSUKE DISCIPLINA Y HÁBITO Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas. Incorporar e integrar estas actividades de forma que se adquiera un hábito.

Informar y formar al personal sobre esta metodología y sus fases de forma que se incorpore a la conducta no sólo de la organización sino de su personal.

Consolidar estos hábitos de trabajo mediante el refuerzo, predicando con el ejemplo (principalmente dirección y mandos), no tolerando los incumplimientos..

 

Para aquellas empresas que no hayan implantado nunca esta metodología puede ser conveniente realizar una prueba piloto en una determinada área o zona de trabajo. Ello facilitará de un lado el éxito de la implantación al concentrarse los esfuerzos y de otro lado facilitará la posibilidad de extrapolarlo al resto de áreas mejorando la experiencia y actuando como elemento motivador en la organización.

Si os interesa esta herramienta os animo a consultar la publicación de Euskalit (Fundación Vasca para la Excelencia) “Metodología de las 5S. Mayor productividad. Mejor lugar de Trabajo” donde además de profundizar en la herramienta, podréis ver ejemplos prácticos (antes y después) y consejos para su implantación. Junto con esta publicación la misma entidad ha publicado en YouTube unos vídeos que muestran ejemplos de aplicaciones 5S llevadas a cabo en cinco empresas de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

También es de gran interés, la NTP del INSHT 481 “Orden y limpieza de lugares de trabajo” basada en la Metodología 5S que además incluye una sencilla lista de chequeo que ayudará a la consolidación de la metodología.

 

¿Has aplicado la metodología 5S? ¿Cuál es tu experiencia? ¿Has reducido accidentes y mejorado el lugar de trabajo? ¿Qué problemas te has encontrado en la implantación?

Si este post te ha resultado interesante te animo a compartirlo en las redes y a completarlo con tus comentarios.

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